So holst Du alles aus Deinen Q&A Sessions heraus!
Das große Warten...
Kennst Du das? Du hältst einen Vortrag oder eine Präsentation. In einem Workshop, bei einer Tagung oder auf einer Konferenz. Die Zuhörer hängen an deinen Lippen.
Du näherst dich dem Finale und beendest den letzten Satz. Dann spricht der Moderator diese sechs kleinen magischen Worte izum Publikum: „Haben Sie Fragen an den Referenten?“
Und dann kommt es: Das nervenzerreißende, Sekunden bis Minuten dauernde warten…
Leises räuspern ist zu hören… einige Blicke schweifen gen Boden… würde jetzt ein irgendwo weit hinten im Raum ein kleines Stückchen Papier herunterfallen, es könnte wirklich jeder hören!
In diesen Momenten bleibt Dir als Referent nichts anderes übrig, als in die Gesichter deiner Zuhörer zu blicken. Was Du dort siehst, ist erschreckend: Leere, gähnende Leere… bei Einigen.
Bei anderen erahnst Du etwas, das man als kritische Blicke interpretieren könnte. Wieder andere scheinen zu grübeln…
Du bist verunsichert
Haben sie Deine Worte verstanden? Oder überhaupt gehört? Du wirst langsam unsicher. Schweiß perlt auf deine Stirn.
…und dann: Dann kommt endlich die Erlösung: Nach dieser langen Pause atemberaubender Stille erbarmt sich jemand und stellt eine Frage!
Dann kommt langsam alles in Gang und wenn es gut läuft, folgt sogar eine kleine Diskussionsrunde… mit fünf Personen… von hundert…
Das "kalte Publikum" benötigt Anlaufzeit
Ob es an der Denkpause liegt, die wir Menschen brauchen, um das Gehörte zu verarbeiten, vom Zuhören ins selber denken zu kommen, ob wir von der Aufforderung zur Frage vollkommen überrascht werden oder ob die meisten von uns einfach zu Scheu sind, vor versammelter Mannschaft ihre Frage loszuwerden - Ich weiß es nicht!
Fakt ist: Wird das „kalte“ Publikum plötzliche aufgefordert, aktiv zu werden, benötigt es einige Augenblicke und es ist immer nur ein geringer Anteil der Zuschauer aktiv beteiligt.
Q&As bieten einmalige Gelegenheiten
Nichts desto trotz bieten Frage- und Antwort-Runden, oder "Q&A Sessions“ nach Präsentationen, eigentlich einmalige Gelegenheiten für das Publikum:
Nach einem interessanten Vortrag den Referenten nach weiteren Details auszuquetschen.
- Im Unternehmenskontext dem Vorgesetzten die drängendsten Fragen zur bevorstehenden Umstrukturierung zu stellen.
- Oder bei öffentlichen Vorträgen die eigene Sichtweise darzulegen.
- Drängende Fragen zum Thema beantwortet zu bekommen.
Und obwohl ich im Eifer des Gefechts im Eingang zum Artikel wohl ein klein wenig übertrieben habe, lässt sich doch häufig beobachten, dass sich die Diskussion nach Vorträgen und Präsentationen nur über einige wenige Zuhörer erstreckt.
Nicht, weil die anderen keine Fragen oder nichts zu sagen hätten. Sondern weil die Art und Weise der Diskussion vielleicht nicht zu ihnen passt.
Jetzt die gute Nachricht: Der Kampf ist nicht aussichtslos, man kann etwas dagegen tun!
2 Schritte zur Lösung des Problems
1 - Schon während des Vortrags das Publikum einbeziehen
Das Publikum schon vorher in den Vortrag aktiv einzubinden und zum mitdenken animieren ist immer eine gute Idee. Dafür gibt es viele Möglichkeiten: Durch Handzeichen, kleine Übungen, Fragen, Rätsel, Quizzes, Storytelling und vieles mehr.
Der Vorteil: Das Publikum wird am Ende des Vortrages nicht "kalt" erwischt und muss nicht erst aufwachen.
2 - Interaktive Technologie für die Q&A Session!
Hiermit kann das Publikum per Smartphone oder Tablet Fragen einreichen, die in Echtzeit auf der Leinwand erscheinen.
Das bedeutet: Nach kurzer Zeit trudeln die ersten Fragen ein und erscheinen für alle sichtbar auf der Leinwand.
Das führt dazu, dass den Teilnehmern weitere Fragen einfallen, die sich auch nach und nach auf dem Bildschirm wieder finden.
Nun bleiben die Fragen nicht wie festgenagelt stehen, alle Teilnehmer können jeder Frage quasi ein „gefällt mir“ oder ein „gefällt mir nicht“ zuordnen.
Und so stehen nach einiger Zeit genau die Fragen ganz oben, die den meisten Teilnehmern unter den Nägeln brennen.
Zusätzlich können Fragen, die der Referent für besonders wichtig hält, ganz oben lokalisiert werden.
Mit dieser Vorgehensweise sorgst Du dafür, dass die relevantesten Fragen des Publikums ganz oben stehen. So entsteht der größte Mehrwert für dein Publikum.
Die Qualität der Q&A Session erhöht sich durch die repräsentative Abstimmung enorm. Die Teilnehmer werden es Dir auf verschiedene Arten danken:
- Durch die höhere Relevanz deines Vortrages bleiben die Inhalte und die Diskussion besser bei den Teilnehmern hängen.
- Indem sie sich an Dich und die innovative Methode, die so anders was als das was sie bisher kannten, erinnern und
- Vielleicht sogar zu Fans und Unterstützern werden.
Günstig und einfach!
Ok, ich kann sie schon hören, all die Einwände, die sich in Deinem Kopf gerade bereit machen:
- Die Kosten: Das ganze ist doch wahrscheinlich super teuer?
- Die Umsetzung: Das alles ist doch bestimmt extrem kompliziert?
Die Antwort darauf ist: Es ist weder besonders teuer, noch besonders kompliziert. Jeder der im Alltag einen Computer bedienen kann ist in der Lage Poll Everywhere zu nutzen. Die Kosten? Die starten bei Null Euro!
Im weiteren zeige ich Dir, wie leicht sich eine solche webbasierte Q&A Session in Workshops, Trainings und Konferenzen umsetzen lässt.
Es gibt einige Anbieter solcher Webservices. Klicke hier, um eine Schritt für Schritt Anleitung als pdf zu bekommen!
Ich persönlich nutze und empfehle für interaktive Q&A-Sessions Poll-Everywhere. Warum ich mich für diesen Anbieter entschieden habe, kannst Du in meinem Artikel über Poll Everywhere lesen. Andere Anbieter sind beispielsweise Mentimeter, Sli.do und einige andere.
Warum Poll Everywhere?
Poll Everywhere bietet einfach eine Vielzahl an Möglichkeiten die Teilnehmer zu integrieren. So sind ganz unterschiedliche Teilnahmemodi vorhanden:
- Per Webseite im Browser: Deine Teilnehmer besuchen eine bestimmte Webseite und können dort abstimmen.
- Per SMS: Deine Teilnehmer schicken eine SMS an mit der Antwort an eine Nummer
- Über Twitter: Eine Internetverbindung notwending
- Per App: Ein deutlicher Unterschied zu anderen Anbietern: Wenn Du eigene Geräte nutzt, bietet Dir die App volle Kontrolle über das Geschehen!
Da die meisten Menschen heute ein Smartphone mit Internetzugang besitzen (Und die ohne Smartphone besitzen meistens ein Handy besitzt, mit dem man SMS verschicken kann), benötigst Du keine Hardware, sondern dein Publikum kann mit den eigenen Geräten an der Q&A-Session teilnehmen. Hier bekommst Du die Schritt für Schritt Anleitung als .pdf!
Alternativ kannst Du natürlich auch eigene Geräte zur Verfügung stellen. Der Vorteil daran ist, dass Du wesentlich mehr Kontrolle über das Geschehen hast. Mehr Informationen dazu kannst Du auf dieser Seite bekommen.
Schritt für Schritt - So setzt Du die Session in Poll Everywhere um
1 - Vorab-Check
Je nach Gegebenheit vor Ort musst Du auf unterschiedliche Weise vorgehen. Allen Örtlichkeiten gemein ist der Vorab-Check.
Denn was Du auf keinen Fall möchtest: Dass das System nicht funktioniert.
Als erstes musst Du also herausfinden, ob zuverlässiges W-LAN vor Ort vorhanden ist.
Wenn ja: Alles gut. Du brauchst keine Bedenken zu haben!
Wenn nicht: Wie steht es um den Handy- bzw. LTE-Empfang der verschiedenen Anbieter?
Immer wenn WLAN ein Problem ist, nutze ich einen mobilen LTE Router, für den Ich Prepaid LTE-Karten der drei großen Anbieter nutzen kann.
Sollte nur Handynetz vorhanden sein, muss die Abstimmung per SMS stattfinden. Das funktioniert sogar für Freitext-Antworten. Allerdings nicht für das Voting der Q&A/ Brainstorming- Funktion.
Um zu checken, ob LTE vorhanden ist, kannst Du auf den Webseiten deines Mobilfunk- Providers Netzabdeckungs- Karten finden. Die sind in der Regel ziemlich genau.
2 - Anlegen des Polls
2.1 Account anlegen/einloggen: Falls Du noch keinen Poll Everywhere Account hast, ist nun die Zeit, Dir einen anzulegen. Du kannst für den Anfang einen kostenlosen Account wählen. Dieser ermöglicht Dir, bei jedem deiner "Polls" maximal 25 Antworten einzusammeln.
2.2 Bist Du eingeloggt, klickst Du als nächstes auf den roten "Create"-Button links oben. Es öffnet sich ein Auswahlmenü
2.3 Du wählst per Mausklick die Option "Q&A" und gibst Deine Frage ein. Beispielsweise: "Welche Frage zu meinen Vortrag liegt Ihnen momentan am dringendsten am Herzen?"
2.4 Als nächstes erscheint auch schon der Antwortbildschirm. Sieht noch nicht sehr hübsch aus, aber keine Bange, das können wir noch ändern.
2.5 Konfiguration der Antwortmöglichkeiten: Du kannst überlegen, was für Dich und Deine Veranstaltung am meisten Sinn macht: Ob Du jedem Teilnehmer nur eine bestimmte Anzahl an Fragen einräumen möchtest. Dazu klickst Du auf der rechten Seite auf "Response settings". Damit öffnet sich ein Untermenü, in dem Du wählen kannst, wie viele Fragen pro Gerät eingereicht werden können. Zudem kannst Du die Option "make responses anonymus" die Antworten deines Publikums anonymisieren. So muss niemand fürchten, dass er sich outen muss.
Exkurs 1: Alternative SMS-Polling:
Sollte wirklich keine Möglichkeit für Internet-Empfang bestehen, musst Du auf SMS ausweichen. Damit verzichtest Du leider auf die Möglichkeit des Votings der Fragen. Die Option die Du statt Q&A wählst ist einfach Freitextantwort.
Exkurs 2: Konfiguration eigener Geräte
Wenn Du, wie ich, eigene iPads oder Tablets benutzt, kannst Du dafür sorgen, dass diese so eingestellt sind, dass nur die Poll-Everywhere App auf dem Bildschirm erscheint und diese von den Teilnehmern auch durch das Drücken der Hardwaretasten nicht verlassen werden kann.
Diese Funktion nennt sich bei iPads "geführter Zugriff". Ob es analoge Funktionen bei Android oder Windows-Tablets gibt, kann ich leider nicht sagen.
Vorher gilt es noch die App zu installieren. Diese gibt es für Apples iOS und für Android in den jeweiligen App-Stores kostenfrei.
Exkurs 3: Modus für die Q&A Session mit eigenen Tablets
Pro iPad schließen sich jeweils 3-4 Personen zusammen. So entsteht zusätzliche Interaktion auch zwischen den Teilnehmern.
Die Ergebnisse sehen ähnlich wie auf der Abbildung unten aus.
Besonders wirkungsvoll ist das jeweilige Tool, wenn Du es nicht als „Alleinverantwortlichen“ betrachtest, der für virtuelle Interaktion sorgt.
Vielmehr hat sich gezeigt, dass solch eine Voting App ein großartiges Vehikel ist, um lebhafte Diskussionen in der realen Welt zu entfachen.
3. Sammeln der Antworten
Während die Schritte eins und zwei im Vorfeld der Veranstaltung stattfinden ist nun die Zeit gekommen, in die Praxis einzutauchen.
Die Darstellung der Antworten kann auf zwei Arten passieren:
Im Webbrowser oder integriert in Powerpoint/Keynote/Google Slides. Genaue Informationen dazu erhältst Du auf der Website von Poll Everywhere.
Für mich hat sich die Darstellung im Webbrowser bewährt, ich habe so das Gefühl, mehr Kontrolle über alles zu haben und kann im schlimmsten Fall schnell zum Admin-Bildschirm wechseln. Mit der Integration in ein Präsentations-Programm habe ich noch keine Erfahrungen sammeln können.
3.1 Du suchst Dir im Adminbereich deinen vorbereiteten Poll heraus, rufst ihn durch einen Klick auf und bist direkt in der Präsentationsansicht. Wähle den Vollbildmodus, so werden die Ergebnisse am besten dargestellt.
3.2 Zeige Deinem Publikum den Poll und erzähle Ihnen was Sie als nächstes tun müssen: "Smartphones raus, auf die angezeigt Website gehen und dort 1. ihre Fragen eingeben und 2. Fragen anderer, die besonders interessant erscheinen mit einem Klick auf das obere Dreieck nach oben "voten".
3.3 Warten auf die Ergebnisse. Ein kurzer schwer auszuhaltender Moment für den Referenten: Es wird etwas dauern, bis die ersten Antworten eintrudeln. Die Leute müssen auf die Seite navigieren, verstehen was sie machen sollen und können und dann noch ihre Fragen eingeben. In dieser Zeit solltest Du als Ansprechpartner bei Problemen zur Verfügung stehen.
3.4 Ergebnisse sichten und Fragen beantworten. Hierzu gibt es je nach Veranstaltungsformat mehrere Optionen.
Beantwortung der Fragen und Diskussion
Für die Beantwortung und Diskussion empfehlen sich je nach Gruppengröße und Anlass unterschiedliche Vorgehensweisen, bzw. eine Kombination aus den drei unten stehenden.
- Spontane Beantwortung und Diskussion: Der bzw. die anwesenden Redner sehen die Antworten und picken sich diejenigen heraus, die sie spontan beantworten können und die vom Publikum als relevant eingestuft werden.
- Fragen sortieren und nach einer Pause beantworten: Bei großen Gruppen und vielen Fragen empfiehlt es sich, eine kurze Pause einzubauen, um die Fragen heraus zu filtern, die in der Kürze der Zeit befriedigend beantwortet werden können.
- Fragen mitnehmen und im Nachgang beantworten: Unbeantwortete Fragen werden gekennzeichnet und zur späteren Beantwortung auf anderem Weg (bspw. schriftlich, im nächsten Meeting oder beim Folgetermin) mitgenommen. Empfiehlt sich vor allem wenn wenig Zeit zur Verfügung steht, noch keine Antwort existiert oder die Antwort erst noch recherchiert werden muss. Damit wird sichergestellt, dass alle Fragen zumindest adressiert sind.
Vor- und Nachteile
Im folgenden Abschnitt habe findest Du noch einmal Vor- und Nachteile von Life-Interaktion in Q&A Sessions aufgelistet:
Vorteile
• Du verleihst all deinen Teilnehmern eine Stimme, auch denjenigen, die sich normalerweise eher zurückhalten.
• Du hast alle Fragen in elektronischer Form vorliegen und kannst Sie später beantworten.
Du sammelst Daten für künftige Vorträge und kannst diese besser auf das Publikum anpassen und die Relevanz weiter erhöhen.
Polleverywhere dient als Trigger für die Diskussion
• Du kannst das Publikum entscheiden lassen, welche Fragen am wichtigsten sind
• Die Hemmschwelle, auch vermeintlich unbequeme Fragen zu stellen, sinkt
• Aktive Beteiligung = Hohe Aufmerksamkeit und Energie im Publikum
• Du erreichst eine hohe Identifikation mit deinem Thema
Poll Everywhere erlaubt moderierte Fragerunden, falls jemand eine virtuellen Bösartigkeit an die Wand zaubern möchte.
Nachteile
• Es besteht die Möglichkeit, dass auch unangenehme Fragen auftauchen
• Einmal gestellte Fragen lassen sich nicht rückgängig machen
• Es benötigt ein wenig Zeit, sich mit dem System vertraut zu machen
Neues und bisher weitgehend unbekanntes Format: Mal was anderes: In der Regel begeistertes Publikum.
Zusammenfassung
Webbasiertes Live-Feedback ist eine tolle Methode Deinen Vortrag interaktiv zu gestalten, Dein Publikum aktiv einzubeziehen und Deine Zuhörer zu aktivieren. Es eignet sich hervorragend, um Q&A Sessions ihren Schrecken zu nehmen und ist mit etwas Vorbereitung einfach durchzuführen, erhöht die Relevanz der Veranstaltung enorm und hinterlässt ein staunendes Publikum.