Wie Du unter den Online Meeting Tools das eine findest, das… …zu Dir passt, …kann was Du brauchst – nicht mehr und nicht weniger!

In diesem Artikel erkläre ich dir was du beachten musst, wenn du ein Meeting online durchführen willst. Durch „Corona“ ist diese Frage für viele Selbständige ganz unerwartet wichtig geworden.

Wie du in den letzten Wochen sicherlich gemerkt hast, gibt es 1001 verschiedene Anbieter für Online Meeting Tools.

Darum soll dieser Beitrag die Frage klären, worauf du achten solltest um die passende Online Meeting Software für dich zu finden. 

Wenn du persönliche Treffen bevorzugst, dann haben dich die Themen Online Meeting Tools und Online Präsentationen „vor Corona“ vielleicht gar nicht interessiert. Möglicherweise hattest du dir bis dahin sogar ein einigermassen technikfreies Leben bewahren können (Gratulation).

Dann gehörst du bestimmt auch zu den Leuten, die Technik nur einsetzen, wenn ein echter Mehrwert für sie erkennbar ist.

Durch Corona wird der Einsatz von Online Meeting Software auch für dich relevant.

Denn in Zukunft stellt die Fähigkeit ein Meeting online durchzuführen vielleicht die einzige Möglichkeit dar, dauerhaft arbeits- & einsatzfähig zu bleiben. 

Weil ich mich noch gut daran erinnern kann wie es mir erging als ich mich das erste Mal mit Online Meeting Software beschäftigte, schreibe ich diese Artikelserie für dich.

Ich war damals von den Möglichkeiten schlichtweg erschlagen. Nachdem ich nun einige Jahre Erfahrung in der Anwendung verschiedener Online Meeting Tools habe weiss ich inzwischen, welche Fragen man sich bei der Auswahl von Online Meeting Software stellen sollte. )

Hallo, ich bin Antje von produktfarm: Als Strategie- & Innovationsberaterin helfe ich Gründern, SoloSelbständigen und KMU mit passenden Strategie-Werkzeugen bislang verborgene Potenziale zu entdecken und den „product market fit“ dafür zu finden. In meinem wöchentlichen Newsletter schreibe ich darüber und stelle diese Werkzeuge vor: Zum Produktfarm Newsletter!

Wahrscheinlich brennt dir die Frage unter den Nägeln, welche technologischen Gerätschaften du für ein virtuelles Meeting benötigst. Und ja, das ist eine wichtige Frage. Doch zunächst musst du dir über etwas anderes klar werden:

Von virtuelles meeting bis screen sharing Tools –  Was ist Dein Einsatzzweck für Online Meeting Software? 

Am wichtigsten ist zu Beginn die Frage wofür du die Online Meeting Software überhaupt einsetzen willst. Das beste Tool für dich muss nämlich nicht zwangsläufig das sein, von dem dir alle sagen dass es das beste Tool sei. Was das beste Tool für dich ist, entscheidet sich vor allem danach wofür und wie du es einsetzen willst. Darum frage dich als erstes, was den Kern deiner zukünftigen virtuellen Meetings ausmachen wird (dafür solltest du dich an deinen bisherigen Meetings orientieren). 

Finde die passende Meeting-Kategorie:

Kategorie A – Persönliche Meetings

  • persönliches, virtuelles Treffen mit einem Geschäftspartner 
  • Coaching-Stunde, Therapie-Sitzung
  • Besprechungen im kleinen Rahmen, wie z.B. Team-Meetings bis 5 Personen

Worauf es in diesen Formaten ankommt:

  • Die Möglichkeit zu ungestörtem Austausch unter vier Augen. 
  • Eine angenehme Atmosphäre zu schaffen, in der Vertrautheit entstehen kann.
  • Die Möglichkeit, Unterlagen „auf dem kurzen Dienstweg“ auszutauschen ohne eine Wissenschaft daraus zu machen.

Kategorie B – Referieren vor einer Gruppe

  • Trainings & Vorträge
  • Schulungen & Seminare
  • Unterricht & Lehrveranstaltungen

Worauf es in diesen Formaten ankommt:

  • Die Möglichkeit, eine Präsentation zu zeigen.
  • Die Integration von Lern-Einheiten und die Ausgabe von Arbeitsblättern und Unterlagen. 
  • Das Teilnehmermanagement und eine gute Rollenverteilung. 
  • Eine lebendige Gestaltung und das Arbeiten mit Visualisierungen. 
  • Die Möglichkeit, das Seminar aufzuzeichnen um die eigene Qualität zu überprüfen.

Kategorie C – Veranstalten von Online Workshops

  • Ideenfindungs-& Kreativitäts-Workshops
  • Strategie-& Innovations-Workshops
  • Teambuilding Events und Organisationsentwicklungs-Workshops

Worauf es in diesen Formaten ankommt:

  • Die Möglichkeit, dass alle Teilnehmer miteinander interagieren können. 
  • Die Möglichkeit, schnell und flexibel Änderungen vorzunehmen. 
  • Die Möglichkeit, die Teilnehmer zu managen und vieles parallel ablaufen zu lassen.
  • Die Möglichkeit, bewährte Workshop-Methodiken anzuwenden. 

Anbieter von Online Meeting Software lassen sich in drei Kategorien unterteilen

Sobald du dir also bewusst bist in welcher Kategorie du dich befindest, hast du schon eine Schneise in den Dschungel der verschiedenen Anbieter geschlagen.

Nach diesem Schema baut sich übrigens auch die Artikelserie auf, von der ich eingangs gesprochen habe. In drei Teilen werde ich auf die besonderen Anforderungen und Möglichkeiten der einzelnen Kategorien und Anbieter von Online Meeting Tools eingehen. Wenn du dich in Kategorie (A) – Persönliche Meetings befindest – Glückwunsch, dann kannst du hier und heute gleich weiterlesen. Wenn du zu einer anderen Kategorie gehörst, musst du dich noch etwas gedulden bis Teil 2 (B) Training, Schulung, Seminar, Unterricht – Format mit „Lern“-Einheiten und Teil 3 (C) Online Workshops / Veranstaltungen, selbständige Coaches – Interaktion dieser Artikelserie erscheinen. Du kannst dich aber gerne per eMail über die Veröffentlichung benachrichtigen lassen: 

Die beste Online Meeting Software für (A) Persönliche Meetings – Beantworte dir diese vier Fragen und lerne dabei, wie du dein gewohntes Meeting online durchführen kannst

Frage 1:  Was ist die richtige Umgebung für dich, um ein virtuelles Meeting zu veranstalten?

Hier geht es um die Umgebung für dein technisches Set-Up. Hattest du bisher einen dezenten Schreibtisch in einer kleinen Ecke bei dir zu Hause? Dann überlege ob du das verändern willst, wenn du in Zukunft regelmässig virtuelle Meetings durchführst.

Doch bevor du mit dem Umräumen beginnst überlege dir, was dir in deinen Meetings bisher wichtig war. Dein Ziel sollte es nämlich sein, deine bisherige „Meeting-Kultur“ in ein virtuelles Meeting zu verwandeln. Schreib dir diese Punkte auf. Dann überprüfe deine Umgebung anhand dieser Punkte und verändere sie, wenn nötig. 

Berücksichtige dabei folgende Aspekte:

  • Der Ort an dem dein Schreibtisch steht 
  • Genügend Platz um dich herum, damit du dich nicht eingeschränkt fühlst 
  • Ein Stuhl auf dem du gut und ruhig sitzen kannst
  • Der Bildausschnitt für deinen Videohintergrund

Gestalte Deinen Hintergrund

Denke daran, dass bei einer Videoaufnahme dein Hintergrund zu sehen sein wird. Er ist es also wert, mit Bedacht gewählt zu werden. Denn der Bildschirm-Hintergrund eines virtuellen Meetings schafft ebenso Atmosphäre, wie die Stimmung eines Raumes. 

Frage 2: Welche Technik benötigst Du für den erfolgreichen Einsatz von Online Meeting Tools?

Hier mal eine Auflistung von technischen Gerätschaften, die du zusätzlich zu einer Online Meeting Software benötigst.

Grundsätzlich brauchst du natürlich ein möglichst gutes Internet, denn du willst dein Gegenüber schliesslich per Video in den virtuellen Meetings sehen können. 

  • Einen Computer
  • Einen Bildschirm
  • Eine Web Cam
  • Ein Mikrofon

Vielleicht besitzt Du auch schon einen Laptop der alles in sich vereint. Achte auf die Qualität von Kamerabild und Ton. Du möchtest damit einen guten Eindruck machen.

  • Ein Headset: Ich bin kein Fan von diesen klotzigen Gaming-Kopfhörern und benutze meistens das Headset meines Smartphones. Wenn ich ein besseres Headset finde dass mich überzeugt, stelle ich den Link gerne ein.
  • Ein Raumlicht: Je nach Online Meeting Software ist auch der Einsatz eines Smartphones oder Tablets möglich. In dem Fall kann dir eine Ringleuchte und ein Stativ (Amazon Link) https://amzn.to/2T0olIk gute Dienste leisten. (Achtung Brillenträger! Die Ringleuchte spiegelt sich in den Gläsern. Darum verwende ich zum Beispiel keine.)

Die Punkte, die du dir bei Frage 1 notiert hast, können dir bei der Technikwahl noch einmal nützlich sein. 

Ein Beispiel: Vielleicht achtest du in deinen Meetings auf angemessenen räumlichen Abstand zwischen dir und deinem Meeting-Partner. Das empfundene Gefühl von Nähe und räumlicher Distanz lässt sich mit der Auswahl der Kamera beeinflussen. Eine eingebaute Laptop-Kamera zeigt dich beispielsweise näher am Bildschirm, als eine externe Kamera. 

Ebenso spielt die Atmosphäre die du kreierst, eine Rolle. Ich erkläre es dir am Thema Wertigkeit. 

Anstatt dich hinter möglichst viel Technik zu verstecken achte lieber darauf, dass es flüssige und reibungslose Abläufe gibt. Du möchtest nicht, dass Kompatibilitätsprobleme behoben werden müssen während dein virtuelles Meeting läuft. Darum ist es sehr wichtig von Anfang an darauf zu achten, dass sich die Anwendung einfach und gut anfühlt. Viel Technik ist oft nicht die eleganteste Möglichkeit. Denn viel Equipment bedeutet, dass viele Geräte miteinander funktionieren müssen. Das macht den technischen Aufbau komplex und fehleranfällig. 

Darum versuche, dein Set-Up einfach und komfortabel zu halten. Je weniger Geduld du deinem Meeting-Partner abverlangst, weil du noch Einstellungen vornehmen musst, desto angenehmer und entspannter wird der Wechsel und der Einstieg in euer virtuelles Meeting gelingen. 

Sobald du entschieden hast welche Kamera du benutzt, finde eine Position in der du mit der Kamera auf Augenhöhe bist. Ein Bücherstapel unter dem Laptop wirkt beispielsweise wahre Wunder. 

Online Meeting: Kamera auf Augenhöhe
Eine Unterlage für den Laptop, um die Kamera auf Augenhöhe zu bringen.

Lerne, beim Sprechen in die Kamera zu sehen. 

So stellst du Kontakt zu deinem Gegenüber her. Wenn du einen Laptop hast kannst du dir die Kamera mit einem Klebi markieren, damit du weisst wohin du gucken musst. Beachte: die Kamera ist neben dem Licht.  

Hier ist die Kamera im Online Meeting
Kleber an der Kamera sorgt für Orientierung

Übe, in die Kamera zu sprechen. 

Es ist nicht natürlich für uns Menschen, beim Sprechen mit einem Gegenüber ins Leere zu sehen. Darum fällt es den meisten ohne Übung schwer. Ich gucke zum Beispiel selber oft auf die Präsentations-Folie. Oder meinen Gesprächspartner im Bildschirm an. Für den sieht es dann aber aus, als wäre ich mit etwas ganz anderem beschäftigt und das kann sehr irritierend sein. 

Frage 3: Welchen Funktionen helfen Dir, ein persönliches virtuelles Meeting zu halten?

Damit deine Meetings gut verlaufen, solltest du bei der Auswahl der Online Meeting Software darauf achten, dass einige Funktionen integriert sind. Zu den Standards gehören inzwischen:

  • Eine Funktion „screen sharing“ – „Bildschirm teilen“
  • Eine Chat-Funktion
  • Eine Funktion für den Dateitransfer

Die Online Meeting Software anhand derer ich dir die Funktionen hier zeige, heisst ZOOM. Du hast wahrscheinlich schon davon gehört, sie vielleicht auch schon benutzt. Ich muss sagen, dass ich schon lange und sehr gerne mit ZOOM arbeite.

Sie läuft meiner Erfahrung nach von allen Anbietern am stabilsten und eignet sich besonders gut, wenn du ein persönliches virtuelles Meeting durchführen willst. Weiter unten im Artikel stelle ich dir noch andere Software Anbieter für Online Meetings im Vergleich vor. Doch nun erstmal zu Zoom:

Pro

Zoom ist kinderleicht in der Anwendung. Schön ist, dass sich bis zu 20 Teilnehmer gleichzeitig via Video sehen können. 

Contra

Zoom stand in den letzter Zeit stark in der Kritik – aus datenschutzrechtlichen Gründen. Der Hersteller hat seitdem immens nachgebessert. Zudem kannst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Zoom abschliessen  und inzwischen auch als Server-Standort Europa auswählen. 

Die Funktion „Warteraum“

Wenn du ein virtuelles Meeting planst, hast du die Möglichkeit einen Warteraum für deine Gäste einzurichten. Das bedeutet, deine Teilnehmer „plumpsen“ nicht sofort in dein Meeting wenn sie sich einwählen, sondern müssen warten bis du sie offiziell einlässt. Das gibt dir einen letzten Moment, um dich noch einmal zu sortieren und zu sammeln bevor es losgeht. Wenn ein Teilnehmer den Warteraum betritt, hörst du ein Ton-Signal und kannst ihn einlassen.

Warteraum Funktion in Zoom
Die Funktion Warteraum in Zoom

Die Funktion „Bildschirm teilen“

Das ist eine Funktion mit grossem Mehrwert in persönlichen Meetings. Du kannst sie nutzen um Arbeitsblätter und Präsentationen zu zeigen. Dafür gibt es in der unteren Menü-Zeile eine Leiste mit der Funktion „Bildschirm teilen“. Dann erscheint ein Fenster in dem dir alle Fenster, die du auf deinem Computer offen hast, angezeigt werden. Wähle das Fenster aus, dass du mit deinen Teilnehmern teilen willst.

Als „Host“/Gastgeber kannst du einstellen, ob nur du oder jeder Teilnehmer im Meeting Zugriff auf diese Funktion hat. Grundsätzlich eignet sich diese Funktion sehr gut, um sich gegenseitig Zwischenstände und Präsentationen zu zeigen oder etwas gemeinsam im Internet anzusehen. 

Bildschirm teilen im Online Meeting in Zoom
Bildschirm teilen im Online Meeting

Die „Chat“ Funktion

Der Chat ist eine Standardfunktion. Du denkst vielleicht, man braucht ihn nicht in einer Videokonferenz. Doch wenn es zum Beispiel einmal technische Probleme gibt, ist es sehr hilfreich auf den Chat zurückgreifen zu können.

Auch kannst du über den Chat ganz unkompliziert Links und Kontaktdaten mit deinen Teilnehmern teilen. Während Präsentationen gehalten werden können die Teilnehmer im Chat ihre Fragen eingeben, anstatt den Vortragenden zu unterbrechen. 

Die Funktion „Datei senden“

Die Möglichkeit sich gegenseitig Dateien zu übermitteln ist sehr wertvoll, um miteinander Arbeitsblätter und Unterlagen zu teilen. Natürlich kann man sich das auch parallel oder hinterher als eMail schreiben, aber so hast du alles als virtuelles Meeting zusammen gefasst und deine Sachen erledigt wenn das Meeting vorbei ist. So klein und doch so gross…! 

Datei im virtuellen Meeting senden (Zoom)
Datei senden in Zoom

Die „Recording“ Funktion – Sitzung aufzeichnen

Die Recording Funktion, mit der du dein Meeting aufzeichnen kannst ist in doppelter Hinsicht hilfreich. Du kannst Sitzungen und Präsentationen später für deine Qualitätskontrolle heranziehen und besprochene Punkte noch einmal nachvollziehen.

Du kannst diese Funktion ebenso dafür verwenden, dich und deine Vortragsfolien aufzuzeichnen. Dafür startest du einfach ein Meeting mit dir alleine, ohne Teilnehmer. So lassen sich schnell und unkompliziert Inhalte erstellen und teilen.

Ich nutze dies zum Beispiel, wenn ich Kunden noch etwas auf der Tonspur zu gesendeten Unterlagen übermitteln will. 

Was Du beim Recording beachten solltest:

Die Qualität der Recordings ist nicht high end. 

Du brauchst die Zustimmung aller Teilnehmenden bevor du eine Aufzeichnung machen darfst. Die Teilnehmer werden über den Start der Aufzeichnung benachrichtigt. Sie können sehen wenn ein Recording läuft und ob es eingeschaltet ist. 

Die „Whiteboard“ Funktion

Eine weitere Funktion, die ich sehr liebe aber in persönlichen Meetings eher selten nutze ist das Whiteboard. Hier kannst du gemeinsam mit deinen Teilnehmern Stichpunkte sammeln oder eure Gedanken visualisieren. Auch wenn man diese Funktion selten braucht, ist es doch toll sie zur Verfügung zu haben.

Für den Fall der Fälle zum Beispiel, wenn man sich doch mal schnell gegenseitig eine Idee aufzeichnen will. Brandneu: du kannst die Whiteboard-Funktionen nun auf eine geteilte Bildschirm-Präsentation anwenden. Das bedeutet, du kannst direkt auf dem Bildschirm Korrekturen einzeichnen.

Ob nur du oder alle Teilnehmer Zugriff auf die Whiteboard-Funktion haben, kannst du während des Online Meeting einstellen. Wenn du, wie in Workshops, einen interaktiven und kollaborativen Austausch mit deinen Teilnehmern pflegen möchtest gibt es weitaus bessere Anbieter.

Die Whiteboard Funktion

Frage 4: Welche Online Meeting Software eignet sich für Dich?

Hier habe ich fünf Online Meeting Tools zusammengestellt, die sich meiner Meinung nach besonders gut für persönliche Online Meetings eignen. Mein Fokus lag bei dieser Zusammenstellung darauf, dass du schnell ins Handeln kommen und möglichst einfach ein persönliches virtuelles Meeting starten kannst. 

  • Apple Face Time – Kostenlose Audio- & Videoanrufe zwischen Apple Geräten – von iPhone, iPad, iPod touch, anderen iOS-Geräten oder sogar einem Mac. Einfacher Aufbau einer Videokonferenz mit bis zu 32 Personen. 
  • Google Meet –  Web App für Videochat für GSuite-Kunden. Diese können über Google Meet eine Videokonferenz direkt im Browser starten. Teilnehmer benötigen kein GSuite Abo oder Google-Konto, sondern nutzen die Web-App von Google Meet. 
  • Microsoft Teams ein umfangreiches Chat-Tool für die Kommunikation innerhalb von Teams. Bestandteil vom Microsofts Office-365-Paket, lässt sich individuell für jedes Team konfigurieren. Möglich: Chats, Newsfeed, Gruppen, Video-Telefonate, sowie den Zugriff auf Word, Excel, PowerPoint und OneNote.
  • GoToMeeting –  GoToMeeting ist ein persönlicher, virtueller Meeting-Raum. Die GoToMeeting-Suite wird auf dem Computer oder als App installiert. Möglich: Videokonferenzen, Telefonate, VoIP (Internet-Telefonie) und Bildschirmübertragungen, auch Whiteboard Funktion.
  • ZOOM – einfach zu bedienende Software für Videokonferenzen. Läuft auf Windows und macOS, auch mobile, sowie im Webbrowser. Umfangreiche Funktionen: Dateiversand, Whiteboard, Warteraum, Wortmeldungen, Telefoneinwahl. 

Der Anzahl Anbieter mit noch viel mehr Funktionen sind kaum Grenzen gesetzt. Und natürlich kannst du mit einem komplexeren Programm auch ein persönliches virtuelles Meeting abhalten. Aber warum willst du es dir schwer machen, wenn ein einfaches Set-Up ausreicht? 

Übersicht über 5 Online Meeting Softwares für persönliche Meetings

In dieser Tabelle kannst du die einzelnen Anbieter vergleichen. 

Tabelle: 5 Online Meeting Software Anbieter
Übersicht über 5 Anbieter für virtuelle bzw. Online Meetings

Möchtest Du Dein Wissen eher als kompletten Kurs online bringen, ist Andreas‘ Artikel über die Online Kurs Plattform Coachy sicherlich etwas für Dich!

Disclaimer / Eine Anmerkung noch:

Ich bin weder Rechtsanwältin noch Datenschutz-Expertin und kann dich hinsichtlich der DSGVO nicht beraten.  Meine Ausführungen beziehen sich auf die Funktionalität der Programme und meinen Erfahrungswerten aus der Praxis. Empfehlenswerte Quellen, um weitere Informationen zur DSGVO zu finden sind z.B. Rechtsanwalt Dr. Thomas Schwenke und der Blog von Datenschutzguru. Auch kann ich dir empfehlen, dir den „VGSD – Verband der Gründer und Selbständigen Deutschland e.V.“ anzusehen. Als VGSD-Mitglied erhältst du Zugriff auf alle Experten-Interviews die jemals beim VGSD stattgefunden haben.

Fazit Online Meeting Tools

Bei den 5 genannten Tools sollte auf jeden Fall eines dabei sein, dass Deine Bedürfnisse abdeckt. Ansonsten erscheinen in Kürze weitere Artikel von mir. Und zwar zu den Themen: „Training, Schulung, Seminar und Unterricht online“ sowie „Online Workshops & Veranstaltungen mit Interaktion“

Ich hoffe, dieser Artikel hilft Dir dabei die ersten Schritte zu gehen und Licht ins Dunkel zu bringen. Schreib mir gern in die Kommentare für welche Online Meeting Software Du Dich entscheiden wirst / entschieden hast.

Antje Eichhorn von produktfarm – Strategie- & Innovationsberaterin, hilft Gründern, SoloSelbständigen und KMU mit passenden Strategie-Werkzeugen bislang verborgene Potenziale zu entdecken und den „product market fit“ dafür zu finden. In ihrem wöchentlichen Newsletter schreibt sie darüber und stellt diese Werkzeuge vor! (hier klicken!)

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