Workshop konzipieren leicht gemacht – Tools & Methoden, die in einem erfolgreichen Workshop nicht fehlen dürfen.

In diesem Beitrag erfährst Du, wie Du Schritt für Schritt einen Workshop konzipieren kannst.

Workshop ist nicht gleich Workshop! Ein gut geplanter und vorbereiteter Workshop bedeutet gleich auch immer wertvollere Ergebnisse und eine höhere Begeisterung der Teilnehmenden.

Wie genau das geht und welche Tools und Methoden deinen Workshop erfolgreich machen, erfährst du in diesem Artikel.

Es gibt zahlreiche Ratgeber und Konzepte, einen perfekten Workshop vorzubereiten. Doch wichtig ist vor allem, einige grundlegende Regeln bei deiner Workshop Konzeption zu beachten. 

Schritt für Schritt den erfolgreichen Workshop konzipieren

Kapitel 1

Erfolgsfaktoren begeisternder Workshops 

Wer kennt’s nicht: Ein ermüdender Workshop, ohne viel Freude, in dem dominante Menschen die Gruppe beherrschen, zu wenig neue Erkenntnisse gewonnen werden und nach dem Workshop wenig passiert.

Ob dein Workshop jedoch ein voller Erfolg wird und die Erwartungen der Teilnehmenden am Ende des Tages nicht nur erfüllt, sondern sogar übertrifft, hast du selbst in der Hand.

Hierfür gibt es einige Erfolgsfaktoren, die du bei deinem Workshop Konzept beachten solltest: 

#Klares Workshopziel

Zu Beginn deiner Workshop Planung ist es erforderlich, ggf. gemeinsam mit dem Auftraggeber ein konkretes Workshopziel festzulegen. Ein klares Ziel hilft dir nicht nur die Workshopinhalte individuell nach dem Bedarf deines Auftraggebers zu planen, sondern garantiert auch, dass die Teilnehmenden wissen, warum und wozu der Workshop stattfindet, sodass sie ihren Beitrag hierzu leisten können.

#Strukturierter Workshopablauf

Ein roter Faden bei der Durchführung deines Workshops ist unerlässlich. Jeder erfolgreicher Workshop folgt einem ganz bestimmtem Ablauf. Das strukturierte Vorgehen hilft nicht nur dem/der Workshopmoderator/in in der Workshop Durchführung, vielmehr auch, wie die Teilnehmenden den Workshoptag wahrnehmen. Eine klare Agenda gibt allen Beteiligten Orientierung und sorgt so letztendlich auch dafür, dass das Workshopziel nicht aus den Augen verloren und gemeinsam erreicht wird.

#Kompetente Moderation 

Für die Anleitung deines Workshops ist ein/e erfahrene/r Moderator/in von großer Bedeutung, denn der/die Moderator/in hat einen wesentlichen Einfluss auf die Qualität und den Erfolg des Workshops. Neben der Einführung führt der/die Moderator/in auch durch die einzelnen Workshop Sequenzen und versorgt die Teilnehmenden mit inspirierenden und motivierenden Anwendungsimpulsen. Eine kompetente Moderation spiegelt die Qualität und Professionalität wider und zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass sie sich flexibel den Bedürfnissen und Zielen des Workshops anpassen kann.

#Aktivierung und Beteiligung der Teilnehmenden 

Du kennst es selbst: Nichts ist schlimmer als den ganzen Workshoptag dem/der Workshopleiterin zu zuhören und selbst nicht aktiv zu werden. Da in den Teilnehmenden nicht nur ein enormes Erfahrungswissen schlummert, sondern sich die Teilnehmenden durch partizipative und interaktive Elemente aktiv beteiligen wollen, wird das Workshopziel viel schneller erreicht und im Anschluss des Workshops entsteht erlebbare Wirkung. Das führt gleichzeitig auch zu einer viel höheren Akzeptanz von nachgelagerten Maßnahmen

#Spiel und Spaß

Freude verbindet – und das nicht nur emotional, sondern auch neuronal. Der Mehrwert und Nutzen durch den Einsatz spielerischer Methoden und Tools für ernste Zwecke – auch Gamification genannt – ist neurowissenschaftlich belegt und erfreut sich selbst in den obersten Management Etagen immer größerer Beliebtheit.

Nicht ohne Grund: Denn mit spielerischen Workshop Sequenzen werden im positiven Sinne auf gehirngerechte Art und Weise ganz „andere Ergebnisse“ erzeugt, als mit klassischen Methoden. Dies liegt auch daran, dass bei spielerischen Vorgehen Hierarchien, Funktionen etc. keine Rolle spielen und mit Freude und Leichtigkeit Erfahrungen und Ideen ausgetauscht werden.

Vorschläge für generelle Workshop Spiele findest Du in dem Artikel über Teambuilding Spiele.

#Visualisierung der Ergebnisse

Neue Erkenntnisse und konkrete Ideen, die während des Workshops entstehen sind die entscheidenen Elemente, um nach dem Workshop noch erfolgreicher zu sein als vorher. Doch damit diese wertvollen Erkenntnisse nach dem Workshop nicht gleich wieder vergessen werden und die Ergebnisse während des Workshops für die Teilnehmenden transparent sind, ist die Visualisierung der Ergebnisse ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Ergebnisse können schon während der Diskussion einfach per Flipchart, auf Karteikarten und Klebezetteln oder als Live-Visualisierung durch Graphic Recording dokumentiert werden. 

#Nachhaltigkeit des Workshops sichern

Ein spannender und interaktiver Workshop ist schön und gut. Aber was passiert nach dem gelungenen Workshoptag? Das Wissen und der gute Wille der Teilnehmenden reichen in der Regel nicht aus, um langfristig auch im Praxisalltag die gewünschte Wirkung zu spüren. Daher ist es wichtig, dass du dir schon während deiner Planung Gedanken über mögliche Methoden zur nachhaltigen Umsetzung der erarbeiteten Ergebnisse machst. 

Kapitel 2

Schritt für Schritt deinen Workshop konzipieren

Nachdem du nun die wesentlichen Erfolgsfaktoren für begeisternde Workshops kennst, kannst du diese ganz einfach bei deiner nächsten Workshop Konzeption berücksichtigst. 

Achte bei der deiner Workshops Konzeption darauf, dass du bei deiner Planung der einzelnen Schritte die genannten Erfolgsfaktoren integrierst. Um das bestmögliche aus deinem Workshop rauszuholen und deine Teilnehmenden zu begeistern, ist es sinnvoll einige Schritte vorab gemeinsam mit dem Auftraggeber zu klären. 

So gelangst Du nun Schritt für Schritt zu deinem fertigem Workshop Konzept: 

Schritt 1: Workshopziel definieren

  • Was ist der Anlass für diesen Workshop?
  • Welches Ziel soll am Ende des Workshops erreicht werden?
  • Mit welchen Erkenntnissen sollen die Teilnehmenden nach Hause gehen?
  • Was sollen die Teilnehmenden anderen von dem Workshoptag erzählen?

Schritt 2: Rahmenbedingungen des Workshops klären

  • Wie lange dauert der Workshop? 
  • Wo wird der Workshop stattfinden?
  • Was ist die Teilnehmeranzahl und -struktur? Sind die Teilnehmenden bereits vorher schon einmal zusammen gekommen?
  • Welche Art von Workshop wird bevorzugt? 

Schritt 3: Workshopinhalte planen 

  • Welche Inhalte machen den Workshop langfristig wertvoll und wirkungsvoll?
  • Welche Workshopinhalte dürfen auf keinen Fall fehlen, um das gewünschte Ziel zu erreichen?
  • Wie werden die Teilnehmenden durch die Inhalte aktiviert?
  • Wie lassen sich die Workshopinhalte interaktiv/partiziaptiv/spielerisch gestalten?

Schritt 4: Workshopagenda festlegen 

  • Wie setzt sich die Agenda des Workshops zusammen?
  • Wann sind Pausen notwendig?
  • Wie sieht der konkrete Zeitplan aus?
  • Werden Pufferzeiten benötigt?

Schritt 5: Programmpunkte planen 

  • Wie sieht die Einführung in die einzelnen Programmpunkte aus?
  • Was ist bei der Durchführung der einzelnen Programmpunkte zu berücksichtigen?
  • Wie erfolgt die Ergebnissicherung, -besprechung und -zusammenfassung der einzelnen Programmpunkte?
  • Welcher Einsatz von Tools und Methoden ist sinnvoll?

Schritt 6: Workshop Equipment und Ausstattung planen

  • Welche Materialien werden zur Durchführung der einzelnen Agendapunkte benötigt?
  • Welche Technik wird zur Durchführung des Workshops benötigt?

Kapitel 3

Und zu guter Letzt: Tools & Methoden, die in deinem Workshop nicht fehlen dürfen

Es gibt eine Vielzahl an Tools und Methoden, die du in deinen Workshop integrieren kannst. Wichtig ist bei der Workshop Planung darauf zu achten, dass die ausgewählten Methoden auch in dein Workshop Konzept, zu deinem Workshopziel, zu deiner Teilnehmerstruktur und zu dir selbst passen. 

Nachfolgend findest du als Anregung eine kleine Auswahl an Tools und Methoden, die du ohne viel Vorbereitung in deinen Workshops einsetzen kannst, ganz einfach die Ergebnissicherung deines Workshops steigerst und deine Teilnehmenden begeisterst. 

Und hier findest Du weitere Workshop Methoden.

Zur Einführung in deinen Workshop: 

#Vor der Kirche

Nützlich, um eine gute Vertrauensbasis direkt zu Beginn des Workshops herzustellen und bereits miteinander vertraute Teams auf neue Weise zu stärken

So funktioniert’s: Du schreibst für die Teilnehmenden die drei folgenden Fragen auf ein Flipchart:

workshop konzipieren: Vor der Kirche
Quelle: unsplash.com

• Jeder Teilnehmende hat dann ca. 5 Min Zeit, die drei Fragen für sich auf jeweils einer Karteikarte zu beantworten und pinnt die Karteikarte an das Flipchart
• Im Anschluss stellen sich die Teilnehmenden und die eigenen Antworten gegenseitig vor 

Für Zwischendurch: 

#Wetterbericht

Nützlich, um sich offen über Chancen, Unsicherheiten und Risiken auszutauschen.

So funktioniert’s: 

  • Jeder Teilnehmende hat 5 Min. Zeit, die 3 Wetterkarten für sich auszufüllen – dies kannst du z.B. zu Beginn des Tages machen oder zu einem bestimmten Themenbereich
  • Die Teilnehmenden schreiben auf die
    • gelbe Sonnenkarte die Chancen/Freuden
    • hellblaue Wolkenkarte die Unsicherheiten/Unklarheiten
    • und auf die dunkelblaue Gewitterkarte die Sorgen/Risiken, die sie zu dem Thema sehen
  • Im Anschluss werden die Wetterkarten vorgestellt, an der Metaplanwand gesammelt und geclustert
  • Du hast eine größere Gruppe? Dann teile die große Gruppe in kleinere Gruppen mit max. 8 Personen auf. Die Teilnehmenden stellen sich gegenseitig ihre Punkte vor und halten pro Wetterzustand ihre Top 3 auf dem Wetterbericht-Poster fest – dies kann dann wieder von jeder Gruppe im Plenum geteilt werden
workshop konzeption: Wetterbericht Poster
Quelle: unsplash.com

#Stoppen, Stärken, Starten

Nützlich, um gemeinsam Maßnahmen & Ideen zu entwickeln und zu priorisieren

So funktioniert’s: 

  • Frage während eueres Workshops gezielt nach Maßnahmen/Ideen/Verhaltensweisen/Gewohnheiten, die sofort gestoppt werden sollen, bisher noch nicht ausreichend fokussiert und deshalb verstärkt werden können oder ganz neu gestartet werden müssen
  • Alternativ kannst du jeden Teilnehmenden nach einem inhaltlichen Thema dazu auffordern, noch einmal Punkte für die Wand eigenständig zu entwickeln
  • Am Ende des Workshops können die Ideen/Maßnahmen noch einmal priorisiert und mit Verantwortlichkeiten versehen werden 
workshop konzipieren

Zum Abschluss deines Workshops:

#Five Finger Summary 

Nützlich um, kurz und knapp die wesentlichen Punkte des Tages zusammen zu fassen

Quelle: unsplash.com

So funktioniert’s:

  • Jeder Teilnehmende fasst für sich symbolisch für die fünf Finger an seiner Hand den Workshoptag zusammen
  • Jeder Teilnehmende hat ca. 15 Minuten Zeit für alle fünf Punkte eine eigene kleinen Zusammenfassung zu schreiben 
    • Daumen hoch: Das war super
    • Zeigefinger: Bei diesen Punkten sollen wir nochmal genauer hinschauen 
    • Mittelfinger: Mit diesem Thema kämpfe ich noch 
    • Ringfinger: Das war für mich bindend
    • Kleiner Finger: Dieses Thema kam für mich zu kurz

Fazit zur Workshop Konzeption

Neben den vorgestellten Methoden gibt es natürlich noch weit aus mehr abwechslungsreiche Tools, die du für dein Workshop Konzept einsetzen kannst.

Wichtig ist, dass du immer darauf achtest, dass die Methoden auch zu deinem Workshop, deinem Workshopziel sowie deiner Teilnehmerstruktur passen. Hier geht Probieren über Studieren: Schau dir von anderen ab, welche Methoden und Tools sie in ihrer Moderation nutzen, und sammle selbst Erfahrungen damit.

Oft hilft schon eine kleine Trockenübung mit den eigenen Teamkollegen, um herauszufinden, ob die Methode oder das Tool für dich und den gewählten Einsatzzweck funktioniert. Mit wachsender Erfahrung wird es dir dann immer leichter fallen, Tools und Methoden für verschiedene Workshops und Bedarfe anzupassen, zu erweitern, miteinander zu kombinieren und flexibel einzusetzen.

Wenn du die Erfolgsfaktoren sowie die Schritt für Schritt Anleitung in die Vorbereitung deines Workshops integrierst, steht aus unserer Erfahrungen einem erfolgreichen Workshop nichts mehr im Wege. 

Wir wünschen dir viel Erfolg bei deinem nächsten Workshop!

Du hast Fragen oder Anregungen? Lass‘ uns gerne einen Kommentar da!

Über den Autor: Jan Oßenbrink

Jan Oßenbrink ist Gründer & Geschäftsführer der Eigenland® GmbH. Die Eigenland® GmbH stellen innovative Plattformen und Produkte bereit, die Teams und Organisationen darin befähigen, ihre Transformation mit Freude und Leichtigkeit zu gestalten – starke Community, wirksame Tools und inspirierender Wissenstransfer. Organisationen in aller Welt nutzen die Eigenland® Methode bereits in Form von Workshops, Veranstaltungen und Meetings – persönlich als Eigenland® Multisense Workshop wie digital mit Eigenland® Online

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