Virtuelle Meetings: Tipps & Tricks für Deine virtuellen Workshops

Virtuelle Meetings: Vor allem in der Arbeitswelt hat das digitale Arbeiten in den letzten Wochen & Monaten enorm an Bedeutung gewonnen und die Suche nach digitalen Lösungen in den Fokus gerückt. 

Nachdem in vielen Bereichen des digitalen Arbeitens Routine eingekehrt ist und HomeOffice zu einem der am häufigsten verwendeten Wörtern in den letzten Monaten geworden ist, stehen viele Organisationen vor der Herausforderung, Teams auch weiterhin digital miteinander zu verbinden, die Teams zu führen sowie die Teams und die Organisation weiterzuentwickeln. 

Doch wie lassen sich die digitalen Meetings und virtuellen Workshops effektiv gestalten? Wie binde ich alle Teilnehmenden interaktiv ein, sodass wertvolle Ergebnisse entstehen? Und welche technischen Voraussetzungen benötige ich dafür?

Du bist schon auf dem nächsten Level und suchst fortgeschrittene Möglichkeiten? Dann gehts hier zu dem Artikel über das heiße Zeugs für online workshops 😉

Antworten zu den Fragen sowie wertvolle Tipps von der Vorbereitung bis zur Durchführung deines online Workshops findest du in diesem Artikel. 

Übersicht der Kapitel

• Erfolgsfaktoren begeisternder virtueller Workshops
• Das A&O – die Vorbereitung deines Online Workshops
• Hilfreiche Tipps & Tricks für die Moderation deines Online Workshops

Erfolgsfaktoren begeisternder Online Workshops

Ob online oder offline – jeder kennt’s: ein langweiliger Vortrag oder Workshop, wenig Relevanz für  die eigene tägliche Arbeit und keine konkreten Ergebnisse. Aber das muss nicht so sein!

Wie Du Deine Teilnehmenden auch online überraschst und aktivierst und die Ziele deines digitalen Meetings oder Workshops erreicht werden, liegt ganz bei dir. Es gibt einige essenzielle Erfolgsfaktoren, wie z.B. die Aktivierung und Beteiligung der Workshopteilnehmenden oder eine kompetente Moderation, die sowohl für offline als auch für Online Workshops gelten. 

Dennoch ist es wichtig, vor allem bei deinen digitalen Workshops einige Faktoren zu beachten, um diese effektiv zu gestalten.

klares Workshops- & Meetingziel

In einem Online Workshops lassen sich durchaus die gleichen Ziele erreichen, wie in Präsenzworkshops. In der Regel ist dazu lediglich ein anderer Weg erforderlich, der zu dem Ziel führt. Auch wenn der Aufwand für viele Teilnehmende, z.B. aufgrund wegfallender Anfahrten, bei online Workshops geringer ist, investieren die Teilnehmenden ihre Zeit.

Ein klares Workshopziel garantiert dir zum einen eine höhere Akzeptanz der Teilnehmenden, dadurch dass sie wissen warum und wozu der Workshop stattfindet. Zum anderen entsteht auch eine höhere Bereitschaft sich aktiv an dem Workshop zu beteiligen. Ganz nebenbei hilft dir ein klares Workshopziel, individuelle Workshopinhalte besser zu planen und dein Online Meeting oder Workshop zu strukturieren. 

Co-Moderation

Dass eine kompetente Moderation für die Anleitung deines online Workshops von großer Bedeutung ist, ist dir vermutlich schon klar. Neben einer kompetenten Moderation ist je nach Anzahl deiner Teilnehmenden ebenfalls ein/e Co-Moderator/in empfehlenswert. Auch bei kleineren Gruppen mit einer geringeren Teilnehmeranzahl kann ein/e Co-Moderator/in sehr hilfreich sein. 

Der/die Co-Moderator/in kann in der Mitschrift der Ergebnisse unterstützen, den Chat beobachten, sowie Hilfestellungen bei technischen Problemen geben und die Agenda und das Timing im Auge behalten. Eine gute organisierte Moderation steigert somit die Qualität deines Online Workshops.

Ausreichend Pausen in Deinen Online Workshops

Im Gegensatz zu Präsenzworkshops ist es in Online Workshops und Meetings für die Teilnehmenden deutlich schwieriger den Inhalten aufmerksam zu folgen und konsequent die Aufmerksamkeit hoch zu halten.

Zudem ist es viel anstrengender die Inhalte auf dem Bildschirm virtuell zu erfassen. Daher sollte deine Agenda nicht zu langwierig sein und ausreichend Pausen zum Ausgleich enthalten, ansonsten sinkt die Produktivität deines Online Workshops und dein Workshopziel wird langsamer oder sogar gar nicht erreicht.

Remote Kreativität & Interaktion

Neben ausreichend Pausen sind kreative Methoden und die Interaktion deiner Teilnehmenden besonders wichtig, damit die Teilnehmenden sich produktiv an der Zielerarbeitung beteiligen und nicht die Aufmerksamkeit verlieren.

Viele bekannte partizipative und kreative Methoden lassen sich dazu einfach als online Variante adaptieren, um das Workshopziel schneller zu erreichen und das Erfahrungswissen der Teams zu nutzen.

Außerdem eignen sich Kollaboration Tools besonders gut, um virtuell in Echtzeit ein gemeinsames Ergebnis zu erarbeiten und festzuhalten.

Kommunikation & Austausch untereinander

Ein wesentlicher, wenn nicht sogar der wesentlichste Erfolgsfaktor bei deinen Online Workshops und Meetings ist die Kommunikation sowie der Austausch untereinander. In Online Workshops geht die Körpersprache der Teilnehmenden als auch des Moderators fast vollständig verloren.

Vorwiegend ist nur der Tonfall wahrnehmbar und die Mimik und Gestik ist über den Bildschirm schwerer zu erfassen. Daher ist es wichtig, dass der/die Moderator/in die Teilnehmenden in der Kommunikation konsequent z.B. über interaktive Bewertungs- und Abfragetools aktiv einbindet.

Außerdem entfällt der Austausch und das Netzwerken in Kleingruppen z.B. in den Pausen wie in Präsenzworkshops, sodass Break Out Sessions, in denen jeder zu Wort kommt, besonders wichtig und wirksam sind. 

Freude & Spaß 

Und zu guter letzt: Freude und Spaß darf selbstverständlich in keinem Workshop fehlen. 

Die neuen Erkenntnisse und Ergebnisse, die während des Workshops erarbeitet werden, werden so emotional und sogar neutral besser verankert. So entsteht langfristig auch im Praxisalltag die gewünschte Wirkung deines Online Workshops. 

Das A und O – die Vorbereitung deines Online Workshops

Nun kennst du die wichtigsten Erfolgsfaktoren für begeisternde Online Workshops und kannst diese in die Vorbereitung deines nächsten Workshops integrieren. Zusätzlich kannst du selbstverständlich auch deine gesamte Kompetenz und Erfahrung aus den Präsenzworkshops nutzen.

Doch vor allem bei Online Workshops kommt dem Part der Vorbereitung eine noch größere Bedeutung zu. Das A und O ist neben einer klaren Struktur und Agenda das perfekte technische Equipment. 

Damit alles glatt läuft, nachfolgend eine kurze Checkliste für dich, welche wesentlichen Aspekte du in Bezug auf deine Technik und deine Agenda deines Online Workshops in deiner Vorbereitung beachten solltest: 

Technik

Dein virtuelles Meeting technisch meistern? Kein Problem. Für deinen Workshop benötigst du zunächst ein geeignetes Videkonferenztool, um deinen Workshop digital durchzuführen. Mittlerweile gibt es sehr viele verschiedene Videokonferenztools, die du nutzen kannst.

Bei der Auswahl kannst du am besten die Funktionen des Tools mit deinen Anforderungen abgleichen. Je nach Zielgruppe können einige Konferenztools aufgrund von Datenschutzgründen nicht genutzt werden. Diese Aspekte solltest du auch bei deiner Entscheidung berücksichtigen. 

Außerdem ist es wichtig, dass du das notwendige technische Equipment, wie Webcam und Mikrofon, besitzt. Dabei ist eine gute Video- und Audioqualität besonders wichtig (Anm. der Red: Für Tips und Infos dazu einfach den Artikel zu Online Meeting Tools).

Da dein Workshop ausschließlich virtuell stattfindet, ist vorab ein Technikcheck essentiell. Für mehr Sicherheit kannst du dir zusätzlichen einen Plan B überlegen. Bei digitale Techniken können immer mal wieder Störungen auftauchen und für Unterbrechungen sorgen.

Daher kann sich am besten ein/e Co-Moderator/in um technische Hürden, vor allem bei deinen Teilnehmenden kümmern, damit der Ablauf deines Workshops nicht gestört wird. 

Agenda

Grundvoraussetzung für die Planung deiner Agenda ist es, dass die Rahmenbedingungen und das Ziel deines Workshops bereits festgelegt sind und du deine Agenda daran ausrichten kannst. 

Wichtig ist, dass du für deinen online Workshop ausreichend Pausen einplanst und die Gesamtzeit deines Workshops nicht zu lang ansetzt. Aus unserer Erfahrung eignen sich max. drei Stunden für einen online Workshops. Für mehr Produktivität kannst du alternativ besser zwei kürze Sessions planen, anstatt eines langen Workshops. 

Da die soziale Interaktion in einem online Workshop weitestgehend entfällt, ist es hilfreich, wenn das gesamte Meeting vorab geplant ist.

• Welche Workshopinhalte sollen enthalten sein?
• Wie gestaltest du die Einführung in einzelne Programmpunkte? Wie werden die Ergebnisse für alle Teilnehmenden sichtbar dargestellt?
• Wie gestaltest du den Abschluss des Workshops?
• Und wie viel Zeit planst du für die jeweiligen Punkte ein?

Erstelle dir dazu am besten einen detaillierten Zeitplan mit kleineren Pufferzeiten, den du während des gesamten Workshops im Blick behältst. 

Zu Beginn deines Workshops kann es sinnvoll sein, die ersten fünf Minuten deines Workshops damit zu verwenden, den Teilnehmenden eine kurze Einführung in die verwendeten Tools zu geben, um Unterbrechungen während des Workshops zu vermeiden.

Zusätzlich ist es wichtig, dass du Zeit dafür einplanst, dass der/die Moderator/in zum Start allen Teilnehmenden die wesentlichen Verhaltensregeln für deinen Online Workshop erklärt.

Zum Beispiel, dass alle Teilnehmende ihr Video einschalten und die Audiofunktion ausschalten, wenn sie nicht sprechen, um Störfaktoren während deines Workshops zu minimieren. 

Hilfreiche Tipps & Tricks für die Moderation deines virtuellen Meetings

Mittlerweile gibt es eine Vielzahl von Tools und Methoden, um Teilnehmende in gemeinsame Teamprozesse einzubeziehen und auch online eine hohe Interaktion zu erzielen. Du kannst dafür auch dir bekannte Methoden aus deinen Präsenzworkshops in eine virtuelle Variante adaptieren – das klappt bei den meisten Methoden ziemlich gut.

Wichtig ist, dass die ausgewählten Tools & Methoden zu den Teilnehmenden passen und auf das Workshopziel einzahlen. 

Im folgenden findest du eine kleine Auswahl an Möglichkeiten, für partizipative und interaktive Tipps & Tricks, die du ganz einfach und ohne viel Aufwand in deinen nächsten Online Workshops integrieren kannst.

Funktionen deines Videotools für Interaktion nutzen

Bei fast allen Videokonferenz Tools gibt es die Möglichkeit eine Chatfunktion zu nutzen oder 

Symbole in Form von Smilies auszuwählen. Je nach Anzahl deiner Teilnehmer kannst du die Chatfunktion für Brainstorming nutzen und darüber mit allen Teilnehmenden Ideen sammeln. 

Außerdem kannst du bei einer großen Teilnehmerzahl das Warm Up über die Chatfunktion abwickeln. Die Teilnehmenden können sich zum Beispiel mit wenigen Schlagwörtern über den Chat vorstellen oder auf Fragen von dem Moderator/in in dem Chat antworten.

Ergebnissicherung mit Whiteboard-Tools

Wie auch bei jedem Präsenzworkshop ist die sichtbare Mitschrift von Ergebnissen für die Nachhaltigkeit deines Workshops essentiell.

Durch die Nutzung von Whiteboard-Tools, wie z.B. miro oder conceptboard, können Ergebnisse von allen Teilnehmenden gleichzeitig und besonders interaktiv in Echtzeit gemeinsam erfasst werden. 

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass die Teilnehmenden in Kleingruppen gemeinsam Ideen und Lösungen mithilfe von virtuellen Postits sammeln. 

Nutzung von digitalen Templates

Viele Collaboration-Tools oder Whiteboard-Tools bieten die Möglichkeit auch eigene Templates vorab hochzuladen, um diese dann während deines Online Workshops digital auszufüllen. 

Im Internet findest du bereits einige kostenfreie Vorlage für digitale Templates – oder du erstellst dir eigene Vorlagen. Dafür kannst du zum Beispiel Zielfragen oder Methoden verwenden, die du in Präsenzworkshops am Flipcharts notierst.

Eine Möglichkeit kann sein, dass du die Maßnahmen nach Stoppen, Stärken und Starten priorisierst und die digitalen Templates vorab optisch ansprechend mit passenden Items gestaltest. 

Einsatz von interaktiven Tools für Partizipation in deinem virtuellen Workshop

Es gibt verschiedene Online Tools, die du leicht in deinen digitalen Workshop integrieren kannst. Dazu zählen z.B. Mentimeter, um einfache Umfragen durchzuführen oder kahoot, wodurch du die Teilnehmenden mit einem kleinen Quiz aktivieren kannst.

Für Pulschecks, Teamworkshops oder zur Gestaltung von strategischen und operativen Themen kannst du auch Eigenland Online als effektives Tool einsetzen, um in kurzer Zeit konkrete Ergebnisse zu erzielen und partizipativ Ideen und Maßnahmen zu entwickeln. 

Außerdem besteht die Möglichkeit, dass du den Teilnehmenden Aufgaben an die Hand gibst, die jeder für sich alleine vor seinem Bildschirm durchführt und nach Ablauf der Zeit das Ergebnis mit den anderen Teilnehmenden über die Kamera teilt.

Hierfür kannst du den Teilnehmenden z.B. auch Material vorab zusenden, mit denen Sie die Aufgabe nicht nur virtuell, sondern auch physisch lösen können. Das steigert nicht nur die Aufmerksamkeit, sondern bringt gleichzeitig auch eine hohe Abwechslung mit sich. 

Interaktive Methoden, durch die sich die Teilnehmenden am Workshop beteiligen können, sind in Online Workshops noch wichtiger als in Präsenzveranstaltungen, da Ablenkung neben den bereits genannten Faktoren, durch Chat Nachrichten, E-Mails und anderen Einflüssen im HomeOffice schnell auftreten können. 

Fazit zu virtuellen Workshops

Zusätzlich zu den vorgestellten Tipps & Tricks gibt es noch viele weitere partizipative Tools und Methoden, die du in deinen Online Workshops integrieren kannst, um deine Teilnehmenden zu aktivieren und das Workshop Ziel schneller und besser zu erreichen.

Im Vergleich zu Präsenzworkshops haben Online Workshops auch einige Vorteile mit Blick auf Zeit-, Kosten- und Umweltfaktoren. Vielleicht hast du selbst schon einige Erfahrungen in der Vorbereitung bzw. Durchführung von Online Workshops sammeln können und festgestellt, dass viele Methoden auch super online funktionieren.

Vermutlich werden uns daher online Meetings oder Workshops noch langfristig begleiten. Wie bei jedem Präsenzworkshop benötigen auch gute Online Workshops Übung und müssen erprobt werden. Dafür kannst du z.B. bei anfänglicher Unsicherheit deinen geplanten Workshop vorab mit Kollegen oder Freunden durchführen, um Sicherheit zu gewinnen.

Mit wachsender Erfahrung wird es dir leichter fallen, auf unvorhergesehne Herausforderungen flexibel und kompetent zu reagieren. 

Wenn du einige Tipps und Tricks sowie die Erfolgsfaktoren beachtetest, steht aus unserer Erfahrung einen tollem Online Workshop nichts mehr im Weg.

Wir wünschen dir viel Freude und Erfolg bei deinem nächsten Online Workshop.

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