So erstellst Du die perfekte Workshop Agenda

Fragst Du dich auch öfter, was eigentlich genau die passenden Inhalte für Deine Workshop-/Seminar- Teilnehmer sind?
Passt das, was Du vorbereitet hast, zu der Gruppe von Menschen oder ist es doch nicht genau das was sie erwarten?
Nur wenn Inhalte relevant für Deine Zielgruppe sind, wird diese vollkommen zufrieden mit deinem Seminar sein. Relevant bedeutet:
Deine Inhalte treffen die Bedürfnisse der Zielgruppe auf verschiedene Weise:

  • Sie können an vorhandenes Wissen andocken
  • Deine Teilnehmer werden in die Lage versetzt ein Problem zu lösen oder
  • Bekommen von Dir Antworten auf Ihre Fragen

Warum das wichtig ist, erfährst Du in diesem Beitrag.

Nun aber zum Thema! Für Alle, die es schnell mögen hier eine Übersicht der Kapitel:
Relevante Inhalte für zufriedene Teilnehmer!
Das Problem: Woher die Infos bekommen?
Wie vorgehen?
Die Lösung: Webbasierte Umfragen!
Zur perfekten Workshop Agenda – Schritt für Schritt!

Relevante Inhalte für zufriedene Teilnehmer!

Willst Du einen Workshop oder ein Seminar veranstalten, dass wirklichen Mehrwert für dein Publikum generiert müssen deine Inhalte für die Teilnehmer relevant sein. Dazu musst Du sicherstellen, dass Du schon im Vorfeld genau weißt, welche Informationen Deine Teilnehmer wollen und benötigen.

Die perfekte Workshop Agenda
So kannst Du Dich optimal auf die Interessen und Bedürfnisse deiner Zielgruppe vorbereiten und stellst sicher, dass Du genau die Antworten liefern kannst, auf die dein Publikum gewartet hat.

Und da ist das erste Problem!

  • #1 Direktes Nachfragen kostet Zeit! Wie soll man bei allen Teilnehmern im Vorfeld die Themen erfragen?
  • #2 Direktes Nachfragen fördert nicht unbedingt die wichtigsten Themen zutage. Fragt man Teilnehmer direkt nach ihrem aktuell dringendsten Problem, bekommt man oft nicht das richtigen Infos.
  • #3 Im Seminar selbst ist es eigentlich zu spät um nachzufragen

 

#1 Direktes Nachfragen kostet Zeit

Wer hat die schon? Und überhaupt: Nachfragen per Email oder gar persönliche Anrufe würde einen ganzen Rattenschwanz weiterer Arbeit nach sich ziehen. Das möchte ich Dir durch diesen Artikel ersparen.

#2 Direktes Nachfragen fördert nicht immer die richtigen Themen zutage.

Von uns Menschen ist nur ein kleiner Teil mit der nötigen Portion Offenheit gesegnet, direkt an- und auszusprechen, womit er ein Problem hat. Sei es aus Scham, zuzugeben, dass man mit einem Thema nicht so zurecht kommt, wie erhofft. Oder dass das Thema im Gespräch einfach vergessen wird. So läuft man als Referent Gefahr, nur oberflächliche Themen für die Workshop Agenda mitgeteilt zu bekommen.

#3 Während des Seminars ist es eigentlich zu spät!

A: Es setzt den Referenten unter Druck
Häufig kann man erleben, dass zu Beginn eines Seminars Erwartungen an die Veranstaltung abgefragt werden. Meines Erachtens ist der Zeitpunkt im Seminar selbst allerdings ziemlich unpassend gewählt.

Sollten die Teilnehmer die Antwort auf Fragen erwarten, auf die der Referent nicht vorbereitet ist, wird es schwierig die Veranstaltung zu einem guten Ende zu bringen.

B: Unterschiedliche Charaktere lassen unterschiedlich tief blicken

Es gibt diejenigen, die ihre Meinung etwas lauter und standhaft vertreten und dann sind da auch diejenigen, die damit eher hinter dem Berg halten, sei es aus Schüchternheit oder Unsicherheit.

Als Organisator oder Referent läuft man dabei Gefahr, nur das wahrzunehemen, was von Ersteren in den Raum gestellt wird. Denn die „Leiseren“ sprechen natürlicherweise nicht von selbst auf und das bedeutet, dass unbewusst nur die Bedürfnisse der „Lauteren“ von außen wahrnehmbar sind. Allerdings kann man nie wissen, ob die Inhalte und Bedürfnisse der „Lauteren“ repräsentativ für die komplette Gruppe sind. Und genau das gilt es vor dem Workshop zu überprüfen.

Wie also Vorgehen?

Um es kurz zusammenzufassen: Wir wissen nun, dass es sinnvoll ist, die Workshop Agenda
#1 schon vor der Veranstaltung und
#2 gemeinsam mit den Teilnehmern
festzulegen.

 

Lösung: Webbasierte Umfragen im Vorfeld der Veranstaltung

So bekommst Du präzise, anonyme und repräsentative Ergebnisse und erfährst ganz genau, welche Themen der Mehrheit Deiner Teilnehmer am Herzen liegen! Damit lässt sich die Veranstaltung passgenau auf die Bedürfnisse des Publikums zuschneiden und wird ein voller Erfolg!

Und es gibt noch eine Menge weiterer Vorteile dieser Vorgehensweise:

#1 Sie ist zeitlich unheimlich effektiv: Du setzt die Umfrage einmal auf, versendest sie an alle Teilnehmer und bekommst die Themen ein einem Dokument serviert.

#2 Solch eine Umfrage ist extrem einfach auszuwerten: Du bekommst repräsentative Ergebnisse quasi auf einem Silbertablett präsentiert.

#3 Der Prozess ist sehr transparent: Jeder deiner Teilnehmer kann Einfluß auf die Workshop Agenda nehmen und gleichzeitig sehen, ob seine eigenen Themenvorschläge auch für andere relevant sind. So ist es (fast) unmöglich, dass sich jemand nicht gehört fühlen kann.

#4 Die Ergebnisse lassen sich leicht teilen: Am Ende des Prozesses sind die Ergebnisse auf der Umfrageseite für alle sichtbar. Du kannst sie zudem als Mail verschicken und schon vorher ankündigen, auf welche Themen du verstärkt eingehen wirst und auf welche nicht.

Achtung: Alles im Leben hat seinen Preis

So auch diese eigentlich geniale Methode: Hier der Nachteil: Höchstwahrscheinlich wird diese Methode ehrliche Antworten zu Tage fördern.

Und es erfordert schon ein klein wenig Heldenmut, sich auf die Methode einzulassen. Denn: Mit den Antworten muss man auch umgehen zu können. Unter Umständen kommt dabei etwas heraus, was man selbst so gar nicht erwartet hätte, oder etwas, das intensivere Vorbereitung erfordert, als eigentlich gedacht.

Auf der anderen Seite, stellt diese Methode die unglaublich Chance dar, Deine Inhalte passgenau auf deine jeweilige Zielgruppe abzustimmen und die Erwartung Deiner Teilnehmer perfekt zu erfüllen.

 

Nachdem das nun geklärt ist, wird es Zeit, dich in den Superheldenumhang zu werfen und loszulegen! Im nächsten Abschnitt erfährst Du, wie Du am besten vorgehst.

Zur perfekten Workshop Agenda: Schritt für Schritt

#1 – Such´ Dir einen Umfrageservice

Wichtig ist dabei, dass der Service es erlaubt, Freitextantworten mit einem Voting zu kombinieren. Diese Funktion nennen einige Anbieter auch „Q&A“ oder „Brainstorming“.
(Poll Everywhere, Sixstep oder Meebility)

Diese Funktion ermöglicht es jedem der an der Umfrage teilnimmt, entweder ein eigenes Thema vorzuschlagen, oder einem schon vorhandenen ein „Gefällt mir“ bzw. „ein gefällt mit nicht“ zuzuordnen. Den Service den ich dafür immer benutze und daher auch empfehle ist Poll Everywhere. Das tolle daran: Bis zu 25 Antworten sind vollkommen kostenfrei!

Bei der genauen Formulierung der Fragen sind der Kreativität natürlich keine Grenzen gesetzt.

Hier einige Beispielfragen:

  1. Welche Themen sollten während des kommenden Workshops unbedingt behandelt werden?
  2. Was hält uns in unserer Zusammenarbeit aktuell am meisten zurück?
  3. Wodurch wird unsere Produktivität aktuell am stärksten beeinträchtigt?
  4. Welche Themen sollen in der Keynote adressiert werden?
  5. Welche Inhalte wünschen Sie sich für den anstehenden Workshop?
  6. Welche Fragen haben sie zur momentanen Strategie des Unternehmens?

 

Video: Umsetzung mit Poll Everywhere

Wie Du die Q&A-Funtion von Poll Everywhere dafür nutzt, erkläre ich in diesem Video:

 

#2 – Sende die Umfrageseite per Mail an Deine Mitarbeiter/die Teilnehmer

Beachte dabei, dass Du die Laufzeit der Umfrage nicht zu kurz einstellst (nur wenige Stunden), aber auch nicht zu lang (bis kurz vor dem Workshop). Sei Dir kurz vor Ablauf der Umfrage nicht zu schade, noch einmal per Mail daran zu erinnern, dass nur noch wenig Zeit ist.

#3 – Es wird spannend, die Auswertung steht an!

Und so gehst Du vor:

  1. Die Themen, die ganz oben stehen, sind die, die Deinen Teilnehmern am meisten am Herzen liegen
  2. Gleiche die Ergebnisse ab mit den Inhalten, die für Dich selbst gesetzt sind.
  3. Suche in den Ergebnissen nach Themen, die auch von den Führungskräften genannt wurden/für das Unternehmen wichtig sind-> Evtl drückt der Schuh von mehreren Seiten-> perfekt.
  4. Beweise Mut, auch wenns wehtut: Wähle die nur zwei bis drei wichtigsten Themen, die von den Teilnehmern genannt werden.
  5. Ergänze die Themen nur um eines von Dir selbst und eines vom Unternehmen.
  6. Stelle die Agenda auf. Achte dabei darauf, dass nicht Du nicht nur Informationen lieferst, sondern die Teilnehmer aktiv einbindest und genügend Raum für Pausen und zum Netzwerken gegeben ist.
  7. Teile die Ergebnisse und die Inhalte für die Veranstaltung mit Deinen Teilnehmer, damit alle bescheid wissen und sich vorbereiten können.
  8. Ernte die Lorbeeren während der Veranstaltung: Weil die relevanteste Themen behandelt werden, fühlt sich die Mehrheit angesprochen. Wenn Du jetzt noch konstruktiv zu den Themen beitragen kannst, steht dem Erfolg der Veranstaltung nichts mehr im Weg!

Und warum Du für wirklich jedes Meeting eine Agenda brauchst, siehst DU hier:

https://www.youtube.com/watch?v=K7agjXFFQJU

Jetzt wo Du die perfekte Agenda aufgestellt hast, schau hier nach, welche Workshop-Methoden in Frage kommen!

Jetzt bist Du dran!

Welche Erfahrungen hast Du mit der Auswahl von Themen und Inhalten für Trainings, Workshops und Seminare gemacht? Welche Methoden zum Aufsetzten der perfekten Workshop Agenda nutzt Du und wie gut funktionieren sie? Hast Du schon einmal ein webbasiertes Tool zur Vorbereitung genutzt? Lass uns in den Kommentaren daran teilhaben!

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Andreas Malangre

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